В бизнес-сообществе дискуссии относительно путевого листа давно стали притчей во языцех. Предприниматели сомневаются в необходимости его выписки на каждую поездку и предлагают другие решения для контроля транспортных средств и расчета вычетов по расходам на топливо.
Ст. 11 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности устанавливает, что экономические факты (операция или событие, которые изменили или могут изменить активы, капитал, обязательства, доходы, затраты и/или расходы) учитываются на основе первичных документов. Они составляются при предъявлении экономических фактов, а если это невозможно — сразу после их выполнения. В соответствии с Указом Президента РМ от 23 декабря 1997 г., путевой лист – это первичный документ строгой отчетности с особым режимом, который выдается Государственной налоговой службой.
Согласно ст.42 Кодекса автомобильного транспорта, автомобильные перевозки подразделяются на две категории. Если предприятие перевозит товары за свой счет, оно должно выписать путевой лист, действительный в течение 48 часов с момента выдачи. Если же компания везет людей (в т. ч., автомобили), путевой лист действует в течение 36 часов с момента выдачи. Он является первичным доказательным документом с особым режимом, снабженным охранными знаками, серией и номером, установленными централизованно.
Специалисты AmCham Moldova идентифицировали две проблемы, связанные с путевыми листами, которые сегодня представители бизнес-сообщества активно обсуждают. По словам Вероники Сирецяну, менеджера по политикам организации, это высокие затраты на соблюдение нормативных требований, связанные с соблюдением правил выписки путевых листов, а также необходимость пересмотра данного механизма в принципе, корректировки или повторного утверждения его таким образом, чтобы он соответствовал передовой региональной и международной практике.
«Что касается первой, в компаниях с обширным автопарком (транспортные, курьерские, телекоммуникации, банки и т. д.) в полной мере сохраняется обязательство по заполнению путевых листов. Но расходы на данную операцию на ежедневной основе не обязательно оправдывает затраченные усилия, — говорит она. — Того же результата в отношении вычета расходов на топливо можно достичь, если выписку документов проводить ежемесячно или даже реже, исходя из годового характера расчета подоходного налога, отраженного в Налоговом кодексе».
Есть сложности и с заполнением обратной стороны путевого листа. В разделах «Пункт отправления» и «Пункт назначения» указываются, соответственно, места отправления и назначения автомобиля для каждой отдельной поездки. Поля «Время отправления» и «Время прибытия» заполняются путем ввода даты, времени, минуты отправления из начальной точки и прибытия в конечную точку маршрута. Получатель, в распоряжение которого автомобиль был передан, ставит подпись с указанием своего фискального кода.
В случае неполного заполнения путевого листа (включая обратную сторону) возникают трудности, в том числе, доказанные судебными решениями в отношении признания Государственной налоговой службой вычета на топливо.
Что касается второй проблемы, специалист указывает на то, что увязка вычета транспортных расходов с пробегом автомобиля не обязательно является устойчивой и ведет к развитию. «В большинстве европейских стран существует практика разрешать расходы топлива на вычет на основе уровня выбросов двуокиси углерода, — говорит она. — То есть, чем более «продвинутым» с экологической точки зрения является автомобиль (показатель EURO 4, 5,6, электромобили и т. д.), тем более высокий показатель вычета у компаний, использующих эти автомобили в коммерческих целях. Конечно, путевые листы, в основном составленные компаниями в свободной форме (во Франции и Великобритании, например), используются в качестве справочных, но они не являются основанием для вычета в налоговых целях. Упор делается не на расход топлива, а на покупку и широкое использование автомобилей с минимально возможным уровнем выбросов углекислого газа».
По мнению AmCham Moldova, в среднесрочной перспективе было бы целесообразно пересмотреть механизм вычета транспортных расходов, исходя из лучших региональных практик, что неизбежно приведет к более высокой устойчивости экономического развития с упором на «зеленую» экономику, по сравнению с нынешним статус-кво. В краткосрочной перспективе неизбежно внесение изменений в соответствующие нормативные акты, чтобы разрешить разработку путевого листа не чаще раза в месяц, исключая необходимость ее ежедневной разработки.
В то же время некоторые специалисты считают, что сегодня путевые листы вообще не нужны, когда существуют товарно-сопроводительное уведомление (документ, где указываются груз и адрес пункта назначения), а также налоговая накладная. «Путевой лист — это внутренний бухгалтерский первичный документ предприятия, который во многом дублируется другими бухгалтерскими документами, — говорит Сергей Темрин, директор компании Concept. – Во многом сегодня это изживший себя документ. А для бухгалтера — сизифов (напрасный) труд, отбирающий у него много времени и усилий на обработку ненужной информации».
Необходим другой внутренний документ, в котором отражался бы расход топлива, считает Татьяна Гриник, директор компании GR&TI. Тем более, что современные грузовые автомобили оборудованы специальными приборами, которые позволяют делать это. Нынешний путевой лист – это, строго говоря, не стандартный документ строгой отчетности, действующий между двумя контрагентами, а внутренний документ предприятия. Тем более, что признается он только в Молдове и странах СНГ, где, кстати, не обязателен».
«Смешными» она называет путевые листы, которые выписываются на поездку руководителя предприятия с указанием мест посещения. Это «чистой воды бюрократизм и дополнительная коррупционная составляющая», считает специалист. Сегодня необходимо упрощать бизнес-процессы. Что же касается норм расхода топлива, его экономии и перерасхода, то это очень приблизительный показатель в условиях молдавских дорог. Нормы расхода топлива, на которые ориентируются при покупке западных автомобилей, неприменимы к нашим дорогам или дорогам соседней Украины, к примеру.
«Я с большой осторожностью отношусь к идеям оптимизации первичных документов, — замечает в этом контексте Сергей Темрин — В первую очередь, вспоминается история разработки объединенной налоговой накладной, когда в один документ объединили налоговую накладную и товарно-транспортную накладную. Казалось бы, хорошая идея, но когда ее внедрили в один день, «таких дров наломали». Поломали налоговую практику, которая прекрасно себя зарекомендовала в течение десятилетий. Потом полгода предприятия лихорадило. А закончилось все тем, что внедрили товарно-сопроводительное уведомление, т.е. вернулись к исходному, просто товарно-транспортную накладную назвали иначе. Но относительно путевого листа проблема просто кричит».
В то же время он предлагает законодателям использовать не практику передовых стран во внедрении «зеленой экономики» и продвижении электромобилей, а собственный молдавский опыт. Еще до вступления в силу Налогового кодекса в Молдове действовало постановление правительства №340 от 2 июня 1993 г. «Об утверждении Основных положений по составу затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг), включаемых в ее себестоимость, и о порядке формирования финансовых результатов предприятий» (утратило силу с 1 января 1998 г.). В нем были прописаны Временные нормы содержания легковых автомобилей для служебных поездок руководителей и их заместителей, в которых число автомобилей для служебных поездок, расходы на содержание которых относятся на издержки производства и обращения, было «привязано» к объемам годовой выручки от реализации продукции (работ, услуг). Среди прочих нормативов, например, были такие: «При использовании личных автомобилей для служебных поездок (за исключением командировок) за счет предприятия выделяется бензин и смазочные материалы по нормам в зависимости от пробега для легковых автомобилей всех марок, работающих на бензине, — в пределах 200 литров в месяц, а для работающих на дизельном топливе и газе, — из расчета 2000 км пробега в месяц».
Работник, использующий личный автомобиль для служебных поездок, должен будет ежемесячно представлять соответствующий отчет, к которому прилагать подтверждающие расходные документы. Те расходы, которые вписываются в лимит (который надо утвердить), будут включаться в вычеты.
«В конце концов, как водитель использует автомобиль, для служебных целей или для личных, должно контролировать руководство предприятия, а не Государственная налоговая служба, — говорит Темрин. — Ее задача — следить за соблюдением налоговых правил».
